会议的四个步骤 普通的会议一般有以下的四个步骤: 第一步,会议的目的。开会的目的是什么,不是为了凑在一起唠嗑,而是为了解决问题、同步信息等。所有会议的召开都不是无缘无故的,一个原因,也就是会议的目的。同时,也要想一下,这个目的是否一定要通过开会才能达到,通过群聊、邮件是否能达到同样的效果,如果有其他方案尽量选择高效且有效的方式。 第二步,会议的准备。要确认开会的参与人员,谁需要参与,这需要考虑到为了达到会议目的需要哪些人参与,如果只是需要知道会议结果,在会议结束后的会议纪要中抄送即可。然后就是会议议程,一般来说,是会议主持人来先说明开会的目的,到场的有那些人,然后按照会议议程逐个讨论会议事项。然后就需要和参会人员确定空闲时间,然后选一个大家都可以的时间定为会议时间,然后发出会议邀请。会议邀请中要明确会议议程、会议时间地点、参会人员,会议大概持续时间,如果在会议中有需要演示的材料也需要一并作为附件发出。在临近开会前1天,对于平时经常爽约的人可以再确认一下时间。 然后在会议召开前半个小时提醒大家开会时间。 第三步,会议的召开。在到了开会召开时间但是人又不齐的时候,开始要开始会议,我们不能因为某几个人缺席而误大家的时间,这也是告诉晚到的人会议不会等他们,准时参会是他们需要做到的。在开会过程中,会议主持人需要保证大家发言保持在会议的目的范围内,不要外延太多,如果外延的也是需要讨论的且需要多于5分钟时间,会议记录人员可以作为会议的后续事项记录下来。除此之外会议主持人要把握会议的进度。让会议时间尽量控制在预期时间内。 第四步,会议的结束。在会议结束时,会议主持人需要针对整个会议做简短的总结,包括确定了哪些事项,还有哪些事项需要解决,待解决事项谁负责牵头、时间节点是什么。最后发出会议纪要,即完成了整个会议过程。